Vilkår for reisetjenester

1. Din avtale

1.1 Introduksjon

Denne avtalen er inngått mellom deg (heretter omtalt som “gjesten”, “reisende” eller “deg”) og Hurtigruten Svalbard AS (heretter referert til som “Hurtigruten Svalbard”, “arrangør” “oss”, eller “vi”), et selskap registret i Norge med organisasjonsnummer 951 291 579 og forretningsadresse Polarsenteret, 9170 Longyearbyen, Norge.

Din bestilling er underlagt disse vilkårene for reisetjenester (“Vilkårene”). Vilkårene, vår personvernerklæring (som kan bli endret fra tid til annen), informasjonen på vår nettside og i våre brosjyrer, og/eller annen skriftlig informasjon som vi har gjort deg oppmerksom på, danner grunnlaget for din avtale med oss. Angrerettloven og «Alminnelige vilkår for pakkereiser» utarbeidet av Virke Reiseliv og Forbrukertilsynet gjelder ikke for din bestilling.

Ved bestilling godtar du Vilkårene, både på vegne av deg selv og alle medlemmene i reisefølget. Videre samtykker du til vår bruk av dine personopplysninger i samsvar med vår personvernerklæring og punkt 12 i Vilkårene. Du samtykker til vår bruk av personopplysningene i samsvar med personvernerklæringen, og bekrefter at du er autorisert på vegne av alle i reisefølget til å utlevere deres personopplysninger til oss. Dette inkluderer også (der det er relevant) spesielle opplysningskategorier, som for eksempel informasjon om helsetilstand, funksjonshemninger og/eller diettkrav/allergier. Vi sender alle dokumenter og annen informasjon til deg og du er ansvarlig for at alle medlemmer av reisefølget holdes fullt informert. Du aksepterer ansvaret for betaling til oss for både deg selv og de andre gjestene i reisefølget.

Vi kan kreve at du oppgir fullt navn og kontaktinformasjon (inkludert telefonnummer og e-postadresse) til deg selv og alle medlemmene i reisefølget ditt ved bestilling eller i forbindelse med reisen. Hvis du ikke oppgir denne informasjonen, kan vi kansellere bestillingen uten noe ansvar.

Vi aksepterer ikke betingede eller midlertidige reservasjoner. Betingede reservasjoner eller særlige forespørsler fra deg aksepteres bare ved eksplisitt skriftlig godkjennelse fra oss.

Vi kan overføre våre rettigheter og forpliktelser til et annet selskap som er direkte eller indirekte kontrollert av vårt morselskap, Hurtigruten Group AS (organisasjonsnummer 914 148 324). Ved en slik overføring vil du motta skriftlig varsel på forhånd innen rimelig tid før overføringen.

1.2 Reservasjon gjennom reisebyrå

Hvis du har foretatt bestillingen via et reisebyrå, må all kommunikasjon foregå gjennom reisebyrået.

Dersom du har booket flere reisetjenester gjennom et reisebyrå, og en av reisetjenestene er fra Hurtigruten Svalbard, er avtalen din inngått med ditt reisebyrå. Reisebyrået er arrangør etter pakkereiseloven, og Hurtigruten Svalbard er underleverandør til reisebyrået. Punkt 7, 8, 12 og 13 i vilkårene gjelder likevel mellom deg og Hurtigruten Svalbard.

All informasjon gitt av reisebyråer og andre tjenesteleverandører som endrer innholdet i avtalen mellom deg og oss, eller på annen måte er i strid med reiseinformasjonen gitt av oss, utgjør ikke en del av din avtale mellom oss og deg. Informasjon om reisetjenestene levert av reisebyråer eller andre tredjeparter kan fra tid til annen være feil. Hurtigruten Svalbard er kun bundet informasjon som er gitt direkte fra oss, våre brosjyrer og våre egne annonser.

2. Bestilling og endring av en bestilling

Bestillinger kan gjennomføres på nettet, over telefon eller via e-post. Dersom du bestiller via telefon eller e-post påløper det er servicegebyr.

Når du legger inn en bestilling hos Hurtigruten Svalbard, foreligger det en avtale mellom oss når vi har sendt en skriftlig bekreftelse på bestillingen. Da blir vi ansvarlige for å levere reisetjenestene som er bestilt, og du blir ansvarlig for å betale for reisetjenesten og for å overholde Vilkårene.

Du må kontrollere at bestillingen din er korrekt så snart som mulig. Alle navnene i bestillingen må samsvare med navnene som står i passet til de reisende. Dersom du endrer din bestilling etter at bestillingsbekreftelsen er sendt påløper det et endringsgebyr på NOK 300. Flybilletter kan ikke endres etter at de har blitt utestedet.

Du er ansvarlig for å ta med nødvendige reisedokumenter og pass. Svalbard er utenfor Schengen, og alle gjester må igjennom passkontrollen. Norske reisende må derfor også ha med pass eller annet gyldig reisedokument.

3. Betaling

Betaling for ekspedisjons- og aktivitetsbestillinger:
Vi utsteder en faktura med 2 betalingsforfall. Den første betalingen (50%) forfaller 14 dager etter din bestilling. Den andre betalingen (50%) forfaller 14 dager før ankomst. Du kan også velge å betale hele fakturabeløpet når den første delen av beløpet forfaller. For bestillinger som gjøres mindre enn 8 uker før ankomst forfaller hele beløpet umiddelbart til betaling ved bekreftelse av bestillingen.

Betaling for fly, rom/hotel og dagsturer:
Vi utsteder en faktura med 2 betalingsforfall. Den første betalingen (50%) forfaller 14 dager etter din bestilling. Den andre betalingen (50%) forfaller 4 uker før ankomst. Du kan også velge å betale hele fakturabeløpet når den første delen av beløpet forfaller. For bestillinger som gjøres mindre enn 4 uker før ankomst forfaller hele beløpet umiddelbart til betaling ved bekreftelse av bestillingen.

Dersom du ønsker at hver person i reisefølget skal få egen faktura, påløpet et gebyr på NOK 350.

4. Den reisendes avbestilling

Avbestilling må sendes skriftlig til oss (per post eller e-post). Når vi mottar avbestillingen, refunderer vi prisen med fradrag for avbestillingsgebyret som er angitt under. Avbestillingsgebyret er angitt som en standardisert % av den avtalte prisen.

Avbestillingsgebyr for pakker med fly og overnatting:
Avbestilling etter betaling av depositum: ingen refusjon.
Flybilletter kan ikke endres etter at de er utstedt og må betales i sin helhet.

Avbestillingsgebyr for hotellovernatting, dagsturer og aktiviteter:
For avbestilling av bestillinger der det er oppgitt at prisen ikke er refunderbar: ingen endringer eller refusjon.

For andre bestillinger, 9 eller færre deltakere, gjelder følgende frister og avbestillingsgebyrer:

• 22 dager eller mer før: full refusjon minus avbestillingsgebyr på NOK 350

• 21-8 dager før: 50% avbestillingsgebyr

• 7-0 dager før eller manglende oppmøte: ingen refusjon

GRUPPE: For andre bestillinger, 10 eller flere deltakere, gjelder følgende frister og avbestillingsgebyrer:

• Avbestillingsfrister for grupper avhenger av sesongen. Full refusjon gis for avbestillinger mottatt:
  – 121 dager før aktiviteten, for aktiviteter mellom 1. mars og 20. mai
  – 91 dager før aktiviteten, for aktiviteter mellom 21. mai o 30. september
  – 61 dager før aktiviteten, for aktiviteter mellom 1. oktober og 28/29. februar

• Gruppebestillinger kan reduseres med opptil 30 % av det opprinnelig bestilte antallet, inntil 41 dager før aktiviteten.

• Du kan søke om refusjon fra ditt forsikringsselskap hvis du fremlegger en legeerklæring.

Avbestillingsgebyr for ekspedisjoner:
For individuelle bookinger, 1-9 deltakere i en booking:

• 56 dager eller flere, før avreise: 10 % (gebyr tilsvarende innbetalt depositum)

• 55-42 dager før avreise: 30 % gebyr

• 41-28 dager før avreise: 60 % gebyr

• 27-14 dager før avreise: 90 % gebyr

• Mindre enn 14 dager før avreise: 100 % gebyr

For å refundere det du har krav på (pris fratrukket avbestillingsgebyr), trenger vi informasjon som navn, adresse, bankkontonummer og navn og adresse på din bank. For transaksjoner til kontoer utenfor Norge, trenger vi BIC/SWIFT og IBAN.

5. Prisendringer

Hurtigruten Svalbard har rett til å endre prisen. Prisen kan endres som en følge av endringer i (i) prisen på persontransport som følge av prisen på drivstoff eller andre energikilder, (ii) skatte- eller avgiftsnivået for reisetjenestene som inngår i avtalen eller (iii) valutakurser av betydning for pakkereisen. Endringen kalkuleres basert på faktisk endring, og prisen kan justeres frem til 20 dager før. Dersom prisøkningen er på mer enn 8%, vil du få mulighet til å kansellere avtalen og få full refusjon av det du har betalt.

6. Avlysning / Endring

Hurtigruten Svalbard kan kansellere din bestilling på grunn av force majeure eller andre uunngåelige og ekstraordinære omstendigheter utenfor vår kontroll. Vi kan også gjøre endringer oppsatte programmet for eksempel på grunn av værforhold, temperaturforhold, isforhold, skredfare, dyreobservasjoner, pandemi, sykdom, eller tekniske problemer. Vi forbeholder oss også retten til å endre programmet med tanke på sikkerhet eller gjestenes komfort. Endringer kan også skje for å gi assistanse til skip eller mennesker i nød. Slik assistanse er pålagt i polare områder og må sees på som en del av opplevelsen så lenge hovedinnholdet av programmet du har bestilt ikke er vesentlig forringet.

Vi forbeholder oss også retten til å avlyse programmet dersom antallet påmeldte ikke overstiger minimumskravet.

Dersom programmet du har bestilt blir avlyst, får du refundert det du har betalt. Du har ikke krav på ytterligere kompensasjon (vi vil for eksempel ikke dekke kostnader for flybilletter eller andre reisetjenester som du har bestilt av andre).

7. Ansvar

I den grad transportrettslig lovgivning eller annen lovgivning begrenser omfanget av eller vilkårene for erstatning fra en transportør eller tjenesteleverandør, gjelder de samme begrensningene for Hurtigruten Svalbard, deres ansatte, representanter, eiere, morselskaper og andre selskaper i konsernet. Det betyr at ansvaret er begrenset til maksbeløp. Slike ansvarsbegrensninger følger blant annet av Sjøloven, Jernbaneloven og Luftfartsloven.

Hvis vi kansellerer noen av reisetjenestene på grunn av force majeure eller andre uunngåelige og ekstraordinære omstendigheter, er vi ikke ansvarlige for å betale erstatning eller annen kompensasjon. Retten til kompensasjon gjelder heller ikke dersom mangelen skyldes tredjepart som ikke har tilknytning til utførelsen av reisetjenestene, og mangelen ikke kunne vært forutsett eller unngått.

Forøvrig begrenser Hurtigruten Svalbard sitt ansvar for tap og skade forårsaket ved alminnelig uaktsomhet så langt det er i tråd med norsk lov.

Uansett om Hurtigruten Svalbard er erstatningspliktig i.h.t. det ovenstående, plikter den reisende å begrense tapet så godt han kan. Erstatning kan ikke kreves for tap eller skade som skyldes den reisendes egen forsømmelse eller forhold.

For noen av ekspedisjonene og aktivitetene kan du bli bedt om å signere en ansvarsfraskrivelse. Hurtigruten Svalbard skal ikke holdes ansvarlig for eventuelle tilleggskostnader du måtte pådra deg som følge av at du nekter å signere en ansvarsfraskrivelse.

8. Sikkerhet, miljø og risiko

Du og reisefølget ditt har ansvar for å vurdere om du er fysisk og psykisk skikket til delta på reisetjenestene du har bestilt. Noen av våre ekspedisjoner og aktiviteter er fysisk krevende. Er du i tvil om en bestemt utflukt passer for deg, ta kontakt med salgsteamet i Hurtigruten Svalbard for å lære mer om utfluktene før du bestiller. Vi kan gi deg generell informasjon om aktiviteten, men kan ikke gi deg medisinske råd om hvorvidt du er skikket til å delta. Du må derfor selv vurdere om du er skikket til å bli med på ekskursjonen basert på informasjonen om aktiviteten.

Sikkerhet er viktig når du ferdes på Svalbard. Videre, så fastsetter lokale forskrifter strenge regler for bevaring av kulturminner og miljø. Det er derfor viktig at de reisende følger instruksjonene gitt av Hurtigruten Svalbard og guidene. Hurtigruten Svalbard forbeholder seg retten til å nekte reisende å delta på en tur når gjesten (etter Hurtigruten Svalbards rimelige vurdering) representerer en trussel mot sikkerheten til enten seg selv, andre deltakere eller miljøet, virker forstyrrende, eller dersom du eller et medlem av din part har forårsaket eller sannsynligvis vil forårsake skade på eiendom. Vi kan også sette visse helsemessige begrensninger eller krav til de reisende, for eksempel vaksinekrav, testkrav eller krav til bruk av personlig verneutstyr.

Selv om vi opererer med sikkerhetsprosedyrer, så involverer noen av våre reisetjenester reiser til avsidesliggende områder og kan medføre høyere risiko sammenlignet med vanlige reisetjenester. Ved å foreta en bestilling av en ekspedisjon eller aktivitet erkjenner du og alle medlemmene av reisefølget at reisetjenesten har en høyere risiko enn vanlige reisetjenester. Slike tilleggsrisikoer kan omfatte (i) en større sannsynlighet for å møte ekstreme værforhold eller andre uforutsigbare naturkrefter og økt risiko for å møte på dyreliv, (ii) større krav til fysisk og psykisk anstrengelse og (iii) en økt risiko for skade på deg selv eller gjenstander.

En del av spenningen ved reisetjenesten skyldes den økte risikoen som ligger i en ekspedisjon. Prisen er også basert på din anerkjennelse av disse iboende økte elementene.

9. Funksjonsnedsettelse

Hurtigruten Svalbard forsøker å tilgjengeliggjøre og tilrettelegge reisetjenestene slik at alle får tilgang til tjenestene. Likevel kan det være enkelte elementer som gjør noen reisetjenester mindre egnet for noen typer funksjonsnedsettelser. Dersom du har funksjonsnedsettelser og har spørsmål om en reisetjeneste er egnet for deg, ta kontakt med salgsteamet i Hurtigruten Svalbard.

10. Klage på tjenestene

Hvis du ønsker å klage på forhold ved reisetjenestene under oppholdet, må du uten unødig opphold reklamere til oss slik at vi kan avhjelpe og løse problemet. Dersom et problem ikke kan løses og du ønsker å klage, vennligst kontakt Hurtigruten Svalbard skriftlig innen 28 dager etter retur.

Hvis prosedyren ikke følges, kan vi ha blitt fratatt muligheten til å undersøke eventuelle problemer og rette opp klagen din. Dette kan påvirke dine rettigheter under denne kontrakten. Retten til prisavslag eller erstatningskrav kan reduseres eller tapes.

Hvis vi avviser en klage på en reisepakke og du er uenig i vår avgjørelse, kan du sende klagen til Pakkereisenemnda. For mer informasjon, se nettsiden https://reiselivsforum.no/web/klageinformasjon/pakkereise/. Avgjørelser truffet av Reiseklagebehandlingsorganet kan bringes inn for norske domstoler.

Den europeiske nettbaserte klageportalen (ODR) kan også brukes av den reisende. Dette er særlig aktuelt dersom klageren er en forbruker bosatt i et annet EU/EØS-land. Klagen skal sendes inn her http://ec.europa.eu/odr.

11. Bistandsplikt

Hurtigruten Svalbard skal yte hensiktsmessig og rimelig bistand til reisende i vanskeligheter uten ugrunnet opphold. Bistanden skal bestå i å gi deg passende informasjon om helsetjenester, lokale myndigheter og konsulær bistand, og finne alternative reisearrangementer. Vi kan kreve et rimelig gebyr for påløpte kostnader for slik assistanse hvis og i den grad vanskelighetene skyldes den reisendes forsettlige eller uaktsomme handlinger.

12. Personvern

For å behandle bestillingen din bruker vi informasjonen du oppgir som navn, adresse, spesielle behov, kostholdsbehov og funksjonsnedsettelser. Vi kan dele gjestenes personopplysninger med våre tilknyttede selskaper og relevante leverandører av reisearrangementene dine (som flyselskaper, utfluktsleverandører, hoteller og transportselskaper) med det formål å levere tjenestene du har bestilt. Tredjepartenes behandling av personopplysninger reguleres av tredjepartenes vilkår og personvernerklæring. Personopplysningene kan også gis til sikkerhets- eller kredittsjekkingsselskaper og offentlige myndigheter som toll-, immigrasjons- og helsemyndigheter. Vi kan også dele personopplysningene med medisinsk personell og agenter, for eksempel hvis du pådrar deg en sykdom eller blir skadet og trenger medisinsk hjelp eller evakuering under reisen.

Der deler av reisen din finner sted utenfor det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) eller til en jurisdiksjon som ikke er godkjent etter EUs adekvansvurdering (dvs. godkjent av EU for å holde et tilsvarende nivå på personvern) kan mottakeren av dine personopplysninger være lokalisert på et reisemål som kanskje ikke har samme beskyttelsesnivå for personopplysninger som lovkravene i Norge. Overføringen av dine personopplysninger til et slikt tredjeland skjer i henhold til gjeldende databeskyttelseslover.

Hvis du ikke godtar vår bruk av dine personopplysninger, kan vi ikke godta bestillingen din. Personopplysningene vi samler inn er nødvendige for å levere en trygg tjeneste til deg.

Se vår personvernerklæring for full informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.

13. Forsikring

Gjester må ha reiseforsikring som dekker reisetjenestene de har bestilt. Forsikringen må være gyldig frabestillingstidspunktet. Forsikringen skal minimum dekke avbestillingskostnader, kostnader for akuttmedisinsk behandling av sykdom eller skade, evakuering og hjemtransport. På forespørsel må du kunne fremlegge et sertifikat på slik forsikring som beviser at de ovennevnte elementene er dekket, inkludert navnet på forsikringsselskapet og deres døgnåpne nødnummer. Hurtigruten Svalbard skal under ingen omstendigheter bære noe ansvar eller ansvar for kostnader, tap eller utgifter som påløper på grunn av eventuelle mangler i reiseforsikringen din eller din unnlatelse av å skaffe passende reiseforsikringsdekning.

Noen ekskursjoner eller ekspedisjoner krever særskilt forsikring. Hurtigruten Svalbard kan oppdatere forsikringskravene sine inntil 7 dager før aktiviteten starter. Videre skal du anskaffe enhver annen forsikring som Hurtigruten Svalbard fra tid til annen finner nødvendig og spesifikt ber deg om å anskaffe minst syv dager før bestillingen din starter.

Kostnad for skade på snøscooter og/eller annen eiendom belastes sjåføren dersom sjåføren har vært uaktsom, i henhold til norsk erstatningsrett.

14. Skrivefeil

Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere informasjon og til å korrigere feil, unøyaktigheter eller utelatelser uten forvarsel.

15. Lovvalg og tvisteløsning

Vilkårene og ethvert mellomværende mellom deg og Hurtigruten Svalbard er underlagt norsk rett. Partene vedtar Nord-Troms og Senja tingrett som verneting i første instans.

Tilleggvilkår for pakkereiser

Hvis du har bestilt en reisepakke (som definert av den norske Pakkereiseloven og EUs Pakkereisedirektiv), gjelder tilleggsvilkårene nedenfor.

"Generelle vilkår for pakkereiser" utarbeidet av Forbrukertilsynet gjelder ikke for din pakkereise.

1. Din reisegaranti for pakkereisen

Hurtigruten Svalbard er medlem av Reisegarantifondet. Reisegarantifondet gir økonomisk beskyttelse for passasjerer som har bestilt pakkereise i henhold til EUs Pakkereisedirektiv og pakkereiseloven.

Reisegarantifondet kan kontaktes via e-post (firmapost@rgf.no), telefon (+ 47 51 85 99 40) og post (Reisegarantifondet P. O. Box 1807 Vika, N-0123 Oslo Norge).

Hurtigruten Svalbard forbeholder seg retten til å erstatte og tilby annen type reisegaranti til passasjerer som har bestilt reisepakke. Slik økonomisk beskyttelse skal alltid tilby en beskyttelse som er i samsvar med Pakkereiseloven. Etter at du har inngått en gyldig pakkereiseavtale med oss, må en annen reisegaranti gi deg en beskyttelse som ikke er vesentlig mindre enn det som følger av ordningen med Reisegarantifondet.

Dersom du har bestilt en reise som ikke utgjør en reisepakke etter Pakkereiseloven § 2 og Pakkereisedirketivet artikkel 2 nr. 2 (a), er du ikke dekket av reisegarantien.

2. Informajson om dine rettigheter

Standardinformasjonen om dine rettigheter etter Pakkereiseloven er tilgjengelig på standardopplysningsskje som du finner her.

3. Ansvarsbegrensning

Hvis du har kjøpt en reisepakke av oss, begrenser vi vårt erstatningsansvar til maksimalt tre ganger reisepakkens totale pris. Begrensningen gjelder ikke for personskade eller skade forårsaket ved forsett eller uaktsomhet.